Angebote nachfassen im Handwerk: wann und wie

Wann solltest du ein Angebot im Handwerk nachfassen?

Fass ein Angebot einmal ein paar Werktage nach dem Versand nach und ein zweites Mal kurz bevor die Annahmefrist abläuft. Mehr braucht es selten. Beim Angebot nachfassen im Handwerk geht es um eine kurze, freundliche Frage: Gibt es noch etwas zu klären, und passt der geplante Zeitraum? Wichtig ist, dass du das Nachfassen beim Versand gleich mit planst. Sonst liegt das Angebot drei Wochen später immer noch unbeantwortet im Postausgang und keiner weiß, wer sich melden wollte.

Die Annahmefrist ist dein fester Termin zum Nachfassen

Jedes Angebot sollte eine bewusst gewählte Annahmefrist haben. Wie du die ins Angebot schreibst, steht im Beitrag Angebot schreiben im Handwerk. Für das Nachfassen ist die Frist praktisch, weil sie dir einen echten Anlass gibt.

Rechtlich hat sie auch Gewicht. Nach § 148 BGB kann der Kunde ein Angebot mit bestimmter Frist nur innerhalb dieser Frist annehmen. Ein Angebot, das nicht rechtzeitig angenommen wird, erlischt nach § 146 BGB. Kommt die Zusage zu spät, gilt sie nach § 150 Abs. 1 BGB als neuer Antrag. Du kannst dann entscheiden, ob du zu den alten Preisen und Terminen noch zusagen willst.

Genau darum lohnt sich der Hinweis vor Fristende. Der Kunde weiß, bis wann er Bescheid geben sollte, und du weißt danach, ob du den Termin im Kalender freihalten musst. Das ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung. Klauseln zu freibleibenden Angeboten, Fristen oder VOB/B gehören in deine geprüfte Vorlage.

So legst du den Zeitplan fürs Nachfassen fest

Die genauen Abstände hängen von Auftragsgröße und Kunde ab. Ein Privatkunde, der eine Badsanierung plant, braucht mehr Bedenkzeit als eine Hausverwaltung, die eine Reparatur freigeben muss. Mein Vorschlag für einen einfachen Rhythmus:

Nach dem zweiten Kontakt hörst du auf. Wer zweimal freundlich gefragt wurde und nicht antwortet, hat sich meistens entschieden. Ein dritter und vierter Versuch kostet dich Zeit und wirkt schnell aufdringlich. Den Vorgang schließt du dann mit einem kurzen Vermerk, damit später klar ist, was passiert ist.

Der richtige Ton beim Nachfassen ist eine echte Frage

Viele Betriebe fassen nicht nach, weil es sich nach Betteln anfühlt. Das muss es nicht. Du bietest dem Kunden an, Unklarheiten zu klären, bevor er sich entscheidet. Das ist ein Service, gerade bei Angeboten mit vielen Positionen.

Ein paar Regeln helfen dabei:

• Nenne das Angebot konkret: Nummer, Datum und um welches Projekt es geht. Der Kunde hat vielleicht drei Angebote auf dem Tisch.
• Stell eine Frage, die sich leicht beantworten lässt, zum Beispiel ob der Zeitraum noch passt.
• Biete einen kurzen Weg zur Antwort an: Antwort auf die E-Mail oder ein Rückruf.
• Lass Rabatte aus dem ersten Nachfassen heraus. Wer sofort mit dem Preis runtergeht, sagt damit, dass das Angebot zu hoch war.
• Schreib nichts, was Druck aufbaut, etwa erfundene Engpässe. Wenn der Zeitraum wirklich nur noch begrenzt frei ist, darfst du das sagen.

Vorlage: Angebot nachfassen per E-Mail

Die folgende Vorlage ist für den ersten Kontakt ein paar Tage nach dem Versand gedacht. Passe Anrede, Projekt und Ansprechperson an deinen Betrieb an:

Betreff: Ihr Angebot Nr. [Nummer] für [Projekt]

Guten Tag [Name],

am [Datum] haben wir Ihnen unser Angebot für [Projekt] geschickt. Ich wollte kurz nachfragen, ob es gut angekommen ist und ob es zu einzelnen Positionen noch Fragen gibt.

Den Zeitraum [Zeitraum] halten wir Ihnen bis zum [Fristdatum] frei. Wenn etwas angepasst werden soll, antworten Sie einfach auf diese E-Mail oder rufen Sie mich unter [Telefon] an.

Viele Grüße [Name], [Betrieb]

Kurz vor Fristende reicht eine noch kürzere Fassung:

Guten Tag [Name],

unser Angebot Nr. [Nummer] für [Projekt] gilt noch bis zum [Fristdatum]. Möchten Sie den Auftrag erteilen oder sollen wir etwas ändern? Eine kurze Rückmeldung hilft uns bei der Planung.

Viele Grüße [Name], [Betrieb]

Am Telefon funktioniert derselbe Aufbau: Angebot nennen, eine Frage stellen, den nächsten Schritt vereinbaren. Notiere das Ergebnis direkt im Vorgang, sonst ist es am Abend wieder weg.

Was du nach der Antwort des Kunden machst

Sagt der Kunde zu, folgt die Auftragsbestätigung mit den vereinbarten Positionen und dem Termin. Will er etwas ändern, etwa eine Position streichen oder einen anderen Zeitraum, ist das nach § 150 Abs. 2 BGB eine Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Praktisch heißt das: Schick ein angepasstes Angebot und fass nicht einfach mit dem alten weiter.

Sagt der Kunde ab, frag einmal kurz nach dem Grund. Preis, Zeitraum oder ein anderer Betrieb sind wertvolle Hinweise für dein nächstes Angebot. Drängen solltest du an dieser Stelle nicht. Bleibt eine Rechnung später offen, ist das ein anderer Ablauf, dafür gibt es den Beitrag Zahlungserinnerung schreiben.

Offene Angebote im Blick behalten, ohne Zettelwirtschaft

Nachfassen scheitert selten am Text. Es scheitert daran, dass keiner weiß, welche Angebote noch offen sind. Eine Liste reicht, solange sie für jedes Angebot dieselben Felder hat:

• Kunde und Projekt
• Versanddatum und Annahmefrist
• nächster Nachfasstermin
• wer sich meldet
• Status: offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen

Das Feld „wer sich meldet” ist das wichtigste. In vielen Betrieben schreibt der Chef das Angebot und das Büro soll nachfassen, oder umgekehrt. Ohne Namen fühlt sich keiner zuständig. Einmal pro Woche gehst du die Liste durch, am besten zu einer festen Zeit.

Eine Excel-Tabelle tut das auch. Der Nachteil: Sie weiß nichts vom Vorgang. Die E-Mail des Kunden, das Diktat vom Aufmaß und das Angebot selbst liegen woanders. Wie viel Zeit an solchen Übergaben verloren geht, beschreibt der Beitrag Von der Anfrage zur Rechnung.

Wie Griffi beim Nachfassen erinnert und vorbereitet

Griffi hält offene Angebote im selben Vorgang wie Anfrage, Termin und Angebotsentwurf. Mit dem Modul Termine & Nachfassen wird ein offenes Angebot zur Nachfass-Aufgabe mit Fälligkeit, zuständiger Person und Vorgangsbezug. Du siehst also, welches Angebot heute dran ist und wer sich kümmert.

Den Text musst du nicht selbst aufsetzen. Ist der Postfach-Agent aktiv, kann Griffi dir einen E-Mail-Entwurf für das Nachfassen vorbereiten, mit Angebotsnummer, Projekt und Frist aus dem Vorgang. Du liest ihn, passt ihn an und schickst ihn selbst ab. Automatische Nachrichten laufen nur über Regeln, die du ausdrücklich eingerichtet hast. Preise, Nachlässe und Terminzusagen bleiben deine Entscheidung.

Häufige Fragen zum Nachfassen von Angeboten

Ist Nachfassen bei Privatkunden aufdringlich?

Nicht, wenn es kurz bleibt und eine echte Frage enthält. Ein bis zwei Kontakte innerhalb der Annahmefrist sind für die meisten Kunden eine Hilfe, weil sie sich nicht selbst merken müssen, bis wann das Angebot gilt.

Soll ich lieber anrufen oder eine E-Mail schreiben?

Beim ersten Kontakt nach dem Versand ist ein Anruf oft schneller, weil Fragen direkt geklärt werden. Den Hinweis auf die Frist schickst du besser schriftlich, dann hat der Kunde das Datum vor sich.

Was mache ich, wenn das Angebot ohne Frist rausgegangen ist?

Dann legst du trotzdem einen Nachfasstermin fest und nennst im Nachfassen einen Zeitraum, den du freihalten kannst. Für die nächsten Angebote nimmst du eine feste Annahmefrist in deine Vorlage auf.

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